Чем полезны мини-АТС

Какие ценности даёт вам применение мини-АТС?

network-cables-494650_1920

Если в вашем бизнесе достаточно большое количество сотрудников (как минимум 5 — 10 человек в офисе, а тем более если у вас на предприятии трудятся десятки и сотни работников), то без мини-АТС, без современной корпоративной системы связи очень сложно будет построить эффективную работу всех ваших подразделений, всех ваших служб.

points-954970_1920

Поэтому давайте сегодня разберём те плюсы, те ценности, которые приносит вам использование мини-АТС в вашем бизнесе.


Во-первых, одна из самых важных функций мини-АТС — это обеспечить внутреннюю связь между всеми вашими сотрудниками, отделами, подразделениями, филиалами. 


Внутренняя связь хороша тем, что при этом не задействуются внешние каналы связи, которые могут быть достаточно дороги (хотя в некоторых случаях они достаточно доступны, но часто внешние каналы связи могут быть достаточно дороги), особенно если у вас многофилиальная структура, и звонок из одного филиала в другой проходит через междугородние линии связи.


Во-вторых, самой важной функцией мини-АТС является сокращение (я бы сказал даже — резкое сокращение) количества требуемых внешних каналов связи. 


Опять же это ведет к экономии средств, или, во всяком случае, не превышение допустимых пределов затрат на внешние каналы связи. 


Почему происходит эта экономия? Количество внешних каналов связи на вашем предприятии практически всегда меньше чем количество ваших сотрудников, у которых на столе стоит телефонный аппарат. 


Разницу легко увидеть, если посмотреть тот эффект, который дает мини-АТС.


Эффект от применения мини-АТС лучше всего понять, если сравнивать состояние бизнеса до внедрения мини-АТС или практику использования телефонных линий во времена, когда не было мини-АТС, и сегодняшнее состояние дел во всех достаточно развитых бизнесах. 


Итак, в прежние времена, скажем так, в Советском Союзе развитие телефонной связи было в таком состоянии, когда телефонные линии были достаточно дефицитным ресурсом. 


Если брать сектор домашнего (бытового) использования, то на телефон очередь составляла лет 20 (чтобы получить домашний телефон). Ну а, соответственно, на предприятиях телефонные номера тоже были достаточно дефицитным ресурсом. И, соответственно, строился бизнес таким образом, что телефонный аппарат стоял не у каждого сотрудника на столе. К телефону приходилось бегать (ну, или ходить 🙂 ). 


А с появлением на российском рынке такого явления как мини-АТС полезность мини-АТС была в первую очередь в том, что установка АТС позволяла предприятию, на котором имеется малое количество телефонных линий, поставить телефонные аппараты на стол многим сотрудникам (а число сотрудников значительно больше, чем количество городских телефонов), и таким образом, с помощью мини-АТС каждый сотрудник, имеющий телефонный аппарат, получал доступ к городской телефонной линии — в тот момент, когда она была свободна от использование другими сотрудниками. 


Таким образом появлялась возможность телефонизировать различные подразделения предприятия. 


Поскольку телефонная линия не всегда используется, а по большей части свободна. Если телефонная линия находится в единоличном пользовании одного человека, то использование телефонной линии в течение суток (ну, или — если рассматривать бизнес, то в течение рабочего дня) использование телефонной линии (количество минут, когда телефонная линия используется, то есть канал связи занят телефонным разговором) очень маленькое по сравнению с длительностью простоя, когда телефонная линия свободна. 


Поэтому когда на каком-либо предприятии (возьмем для примера представим предприятие, у которого, скажем, 10 телефонных линий и 100 сотрудников), из них 30 сотрудников, которым в принципе может потребоваться телефонная связь для производственных целей, то есть под сотрудниками здесь мы имеем ввиду именно тех сотрудников, рабочие места которых могут быть телефонизированы, то есть мы не рассматриваем в данном случае те рабочие места, где телефонный аппарат не требуется, скажем, рабочим цеха за станком и различным другим похожим рабочим местам, которые телефонизация в принципе не требуется. 


Вот поэтому в данном примере мы рассматриваем предприятие, у которого условно говоря, есть 10 телефонных линий и есть 30 офисных рабочих мест, а где сидят сотрудники за рабочим столом и потенциально это рабочее место может быть оснащены телефоном для какой-то производственной необходимости. 


Естественно, в первую очередь телефонная связь нужна кому? — директор, секретарь, заместители директора, руководители отделов, бухгалтерия. И так далее. В зависимости от типа бизнеса этот список может быть разным: отдел продаж, отдел маркетинга, отдел сбыта, отдел снабжения, внешнеэкономический отдел и так далее.


И на любом предприятии, при любом типе бизнеса, мы можем найти те специальности (рабочие места), которые телефонизировать по большому счету нет необходимости. 


Скажем, на крупном предприятии есть целый штат уборщиц помещений, есть еще какие-то дополнительные вспомогательные службы, целый штат может быть транспортного отдела, водители, грузчики, разнорабочие, операторы станка в цеху на производстве и так далее. 


У которых нет острой необходимости в телефонной связи. Замечу, что они могут быть телефонизированы для внутренних нужд предприятия, например, чтобы руководители каких-то подразделений имели возможность сверхбыстрой связи со своими подчиненными, пусть даже это те же самые грузчики и водители, уборщицы и так далее, им можно поставить телефонный аппарат именно для того, чтобы решать какие-то внутрипроизводственные вопросы. И они в большинстве случаев для нужд бизнеса не требуют внешней телефонной связи (по городским телефонным линиям — принимать вызов из города). 


Таким образом, когда появились мини-АТС, и телефонные номера были всё ещё супер дефицитным ресурсом, то появилась возможность предоставить в общее пользование один номер на несколько сотрудников или даже отделов. 


Чтобы телефонные линии выделить для общего пользования — их достаточно подключить в мини-АТС как внешние каналы связи, и все сотрудники, которые подключены к этой мини-АТС как внутренние пользователи этой мини-АТС, по определённым таблицам разрешения или запрета получали возможность доступа к городской телефонной связи либо к входящий телефонной связи.


В зависимости от потребностей конкретной фирмы это всё прописывается в настройках мини-АТС, и по этим правилам мини-АТС работает: кому-то даёт доступ к линиям, кому-то запрещает доступ к линиям. 


Доходило вплоть до того, что достаточно частый вариант использования мини-АТС был — когда одна мини-АТС могла устанавливаться на несколько разных фирм и за счет конкретных настроек, выделения групп абонентов, она обслуживала их совершенно раздельно, как будто каждую группу абонентов обслуживает отдельная мини-АТС.


Они даже могут не пересекаться, но в зависимости от нужд собственника этой мини-АТС, там, конечно, возможно было сделать пересечение, и какие-то отдельные абоненты могли получать доступ ко всем ресурсам станции, а не только к своему выделенному пространству. 


Так что первым ощутимым эффектом от использования мини-АТС является возможность телефонизировать множество рабочих мест, при этом при достаточно грамотной настройке можно было оставить внешние каналы связи неприкосновенными, то есть вспомогательные службы не могли занять эту городскую линию и болтать по каким-то своим непроизводственным или даже личным делам, чтобы это не вредило эффективности работы предприятия, вводились различные ограничения и запреты. 


А как я уже говорил, городские каналы связи являются достаточно дефицитным и дорогим ресурсом. 


С учетом того, что большую часть времени телефонная линия простаивала (если раньше телефонная линия находилась в пользовании только одного сотрудника, то большую часть времени она простаивала). 


В этот же момент в этот отдел может дозваниваться потенциально ваш самый важный клиент, и этот клиент не должен получить сигнал занято, иначе вы теряете клиента.


Но раньше это была стандартная ситуация: ты звонишь в какую-то фирму и у них телефон постоянно занят. 


Занят потому, что туда во-первых, много обращений, входящих много клиентов, которым требуется та продукция и услуги, которые дает эта фирма. Во-вторых, либо сами сотрудники этого предприятия звонят куда-то (делают исходящие звонки) и занимают телефонные линии — из-за этого клиенты, которые хотят заплатить деньги за ваш товар или за вашу услугу, не могут дозвониться до фирмы. 


Это катастрофическая ситуация! И в современном мире это недопустимая ситуация.


И поэтому основной идеей внедрения дополнительных функций мини-АТС была идея чтобы не было, чтобы клиент, который нашел вашу фирму в огромном море других компаний и решил вам позвонить, чтобы этот клиент никогда не услышал сигнал занято!


То есть нельзя терять клиента, надо всячески его удержать. Если уж он набрал ваш номер и вы его чем-то зацепили, и он узнал о вас в то время, когда вокруг десятки и сотни конкурентов, которые предоставляют похожие услуги, выпускают похожие товары — задача вашего бизнеса не дать этому клиенту уйти, чтобы вот эта потенциальная сделка, то есть потенциальный контакт этого клиента с вашей фирмой. 


Надо сделать так, чтобы клиент не услышал сигнал занято, когда бы он набрал ваш номер. 


И это уже было следующим этапом развития мини-АТС.


Давайте ещё раз резюмируем, на 1-ом этапе мы решали задачу телефонизации тех отделов, которых просто невозможно было оснастить отдельными телефонными номерами (телефонных номеров, повторяю, было очень мало, получить новый телефонный номер было очень сложно). 


Поэтому на первом этапе мы решали проблему телефонизации различных служб и подразделений, давая им в совместное пользование городские номера, которые уже имелись на предприятии. 


Следующий этап. В наследие от Советского Союза, от старой системы нам досталось достаточно много таких предприятий и учреждений, где было наоборот, очень много телефонных номеров, очень много различных отделов, и везде стояли телефонные аппараты.


Какие-то НИИ (различные научно-исследовательские институты), различные учреждения науки и культуры и так далее, а которые в принципе не считали деньги. Их затраты оплачивало государство или министерства или вышестоящий какой-то орган. И эти многочисленные учреждения жили как нахлебники.


С приходом рыночной экономики появилась возможность брать за телефонную связь достаточно неплохие деньги. Появилась необходимость перестраивать взаимоотношения. 


И вот после того, как телефонная связь уже перешла на коммерческие рельсы, то уже за использование телефонных линий приходилось платить достаточно большие деньги. И тут наступил уже 2-й этап применения мини-АТС в нашей стране, когда многие такие кондовые учреждения, имевшие сотни номеров телефонных и сотни рабочих мест, оснащенных телефонами (у каждого свой отдельный телефонный номер), вдруг обнаружили, что за телефонную связь нужно платить достаточно серьезные деньги. 


И с осмыслением этой ситуации пришло внедрение мини-АТС, которые позволили уплотнить использование этих телефонных линий.


Если учреждение имело 100 телефонных номеров, и скажем, из 8 рабочих часов этот телефон использовался в течение дня, скажем, минут 20 или час. В остальное время — 7 рабочих часов телефонный номер простаивал. 


И поэтому решением было поставить учрежденческую АТС, куда подключались уже не все 100 внешних телефонных линий, а значительно меньше. 


Можно прикинуть — если максимальная загрузка телефонной линии максимум от 20 до 60 минут в день, то значит можно как минимум в 2 — 3 раза сократить количество телефонных линий, которые есть у этого учреждения. 


Сразу огромная экономия, если ты отказываешься от 70 телефонных линий и оставляешь себе только 30 телефонных линий. Абонентская плата и все расходы, которые связаны с этими лишними семьюдесятью телефонными номерами — на эту сумму сразу же идет экономия каждый месяц. И за год, за несколько лет  — эта экономия очень и очень существенная!


Соответственно, при такой реорганизации не только количество внешних линий оптимизировалось, а ещё и по всем внутренним службам, по всем сотрудникам опять же проводилась ревизия. 


Можно было выделить те категории служб и отделов, которым следует даже запретить выход в город (не является производственной необходимостью), но эти сотрудники могли оставаться подключенными к телефонной АТС предприятия, у них на столе оставался телефонный аппарат, но уже в настройках и в правилах обработки вызовов, которые программируются при установке АТС, эти службы отмечались с параметром запрета доступа к городским телефонным линиям.


А для внутренней связи — оставались телефонизированы, и таким образом, выделяя такую категорию абонентов внутри предприятия, мы решаем задачу сокращения общей нагрузки на телефонные внешние линии.


И таким образом, то малое, уменьшенное количество городских телефонных линий, которые мы оставляем в предприятии, — его достаточно для нормальной работы. 


Естественно, как вы сами понимаете, при таких изменениях при внедрении мини-АТС и учрежденческих АТС городская телефонная сеть получила достаточно серьезное увеличение нагрузки на телефонные линии.


Если раньше телефонная линия могла иметь загрузку 20 минут в течение рабочего дня (а по минимуму — телефонная линия могла иметь нулевую нагрузку, или скажем 3 — 5 минут в день), то после установки мини-АТС, когда оставшиеся телефонной линии были отданы в пользование сразу нескольким отделам, и в каждом отделе, чтобы позвонить, сотрудники ждали когда линия освободится.


В тот момент, пока она используется другим отделом, линия занята. Потом, когда она освобождается, её занимает кто-то другой, кому требуется тоже позвонить.


Таким образом, общая нагрузка в течение рабочего дня на телефонную линию резко возрастала.


Поэтому в первые годы, когда мини-АТС устанавливались (и до сих пор, в принципе, шлейф этого явления тянется и в сегодняшний день), представители ГТС (городской телефонной сети) всегда очень неодобрительно относились к тому, что на какой-то фирме или на каком-то учреждении устанавливается мини-АТС.


Очень часто со стороны ГТС следовали отказы, ссылаясь на то, что у вас мини-АТС, типа разбирайтесь с ней, это с мини-АТС не в порядке и так далее.


Это было настолько частое явление, что приходилось, когда наша компания обслуживала различные клиентов, приходилось учить наших клиентов (а поскольку большинство неисправностей телефонной связи всегда были связаны с ГТС), поэтому приходилось учить наших клиентов тому, что когда вы делаете заявку на городскую телефонную станцию, вы, пожалуйста, не говорите, что вас мини-АТС, иначе вас «пошлют» (скажем так), вам откажут, вы будете долго с ними «бодаться», пока наконец они пришлют мастера для того, чтобы он починил линию.


Другим альтернативным способом было то, что мы обучали наших клиентов, какого-нибудь сотрудника нашего клиента, либо мы сами приезжали по заявкам на обслуживание, либо выделенный сотрудник нашего клиента имел достаточную квалификацию, и ему объяснялось, как это можно сделать, и при каких-то неисправностях телефонной связи, он имел возможность подключиться напрямую к городской линии, как бы исключая из цепочки телефонной связи саму мини-АТС и убедиться в том, что неисправна именно сама городская телефонная линия, а не мини-АТС. 


И уже обученные таким образом сотрудники клиента, убедившись в том, что неисправность как раз находится со стороны ГТС, делали заявку и даже, если у ГТС были какие-то сведения о том, что «У вас установлена мини-АТС, так что сами разбирайтесь», и чтобы их не «футболили», убеждали сотрудников ГТС в том, что мы проверили напрямую на городской линии — неисправность: либо тишина на линии, либо какие-то гудки короткого замыкания, либо еще какая-то неисправность. 


Итак, 1-ый этап — это была телефонизация тех отделов, которые никогда не были ранее оснащены телефонными аппаратами.


2-й этап — это была реорганизация телефонной связи на тех учреждениях и предприятиях, где слишком много было телефонных линий, и их переводили на внутреннюю связь.


И 3-й этап развития и внедрения мини-АТС, он уже пошел тогда, когда всё больше и больше телефонная связь из разряда дефицита стала переходить в разряд очень доступного ресурса.


То есть ресурс, который с избытком имеется на рынке. И если тебе нужен телефонный номер, то абсолютно не проблема. Если тебе понадобился еще один городской номер — берешь его, не задумываясь.


Дошло даже до смешного, когда ГТС уже чуть ли не бесплатно стала раздавать телефонные номера.


Сравните две ситуации: если раньше, в какие-то давние советские времена нужно было 20 лет стоять в списке в очереди на получение телефона, то тут мы доходим до такой ситуации, когда кругом телефонных номеров немеряно!


Уже каждая АТС стала самостоятельной хозяйственной единицей, самостоятельно развивается, появилась куча альтернативных операторов связи, у каждого оператора связи есть своя номерная ёмкость, каждый оператор связи заинтересован продать свои телефонные номера хоть кому-нибудь, лишь бы взяли! 


Потому что потом за эти телефонные номера идёт абонентская плата, идет поминутная оплата, плюс за использование телефонных линий транзитом через оператора местного звонки идут на междугородную телефонную станцию и с этого он тоже зарабатывает. И междугородная телефонная станция берёт с вас, и местный оператор с этого берёт деньги и зарабатывает. 


На моём собственном примере: года 2 — 3 назад была такая ситуация, что наша местная городская телефонная связь (Ростелеком называется) городские номера предлагала вообще бесплатно. 


Помню ещё недавно платили по 6000 за номер.


А как я свой первый городской телефонный номер купил? 


Я, поскольку занимался телефонией ещё с середины 90-х годов, то мне повезло. У меня покупателям была как раз местная телефонная компания, одна из первых коммерческих телефонных компаний, и её директор покупал у меня телефонные аппараты, факсы для своего офиса. И он в какой-то момент предложил мне: хочешь по бартеру сработаем? Что мне не платить вам за эти аппараты, за факсы. И вам не платить, а вы получите городской телефонный номер! Вот так я обзавёлся своим первым домашним телефонным номером, в квартире у моей мамы установил телефонный аппарат, хотя она всё ещё продолжала быть в очереди, в которой она стояла не один десяток лет, и так и не видно было конца, когда эта очередь на установку телефона, наконец, подойдёт.


А я вот за счёт своей деятельности, благодаря тому, что фактически за счет своей фирмы я продал факсы нужной организации, и она мне без проблем тут же установила телефонный номер!


Так нам провели телефонный кабель в квартиру, и у нас появился свой домашний телефон. 


Так вот, в те времена платили за номер чуть ли не 1000 долларов или чуть меньше. 


В пределах 1000 долларов мне обошлась эта покупка телефонного номера.


А в последние годы, я помню, что цена за номер была порядка 6000 рублей, потом наступили времена (где-то несколько лет) была в ходу цена 3000 за номер городской.


И, о чудо! Как-то под Новый год, в декабре, наш местный Ростелеком давай раздавать телефонные номера вообще бесплатно (ну или за символическую плату 100 рублей за номер). 


Достаточно смешно. Помню, у моей фирмы как раз был переезд, моя компания переезжала с одного адреса на другой. 


Я узнал, что старые телефонные номера переводить на новый адрес достаточно долго и дорого.


Примерно в одном и том же месте города, просто через дорогу в другое здание мы переезжали.


И чтобы перевести мои номера из старого офиса в новой технической возможности у Ростелекома не оказалось! До смешного доходит. В здание, находящееся через дорогу — и технической возможности нет! 


Мне предложили якобы «перевод телефонных номеров», сами номера изменятся… Абсурдная ситуация. И платить нужно аж 3000 за каждый номер.


Получалось, сделают перевод номеров, но номера изменятся. Какой смысл? 


Тогда как раз у них я пошел  и по акции новые номера купил за 100 рублей.


Вот в наши современные времена уже применение мини-АТС никто не гонится за экономией, чтобы максимально на 100 процентов использовать телефонную линию (в плане загрузки). Если даже достаточно горячий отдел продаж, который всегда на телефоне, если там телефонная линия, скажем, из 8 рабочих часов 4 часа только занята и 4 часа простаивает, суммарно, конечно, никакому бизнесмену не придёт в голову, не сделать ли мне уплотнение там и заполнить ее полностью на 100 процентов…


Вот и другая ситуация, когда скажем сократить количество имеющихся линий сейчас, а 


Основной посыл, когда вы применяете мини-АТС — это опять же изначально её основная функция обеспечить внутреннюю связь между отделами.


Во-вторых, в новые времена когда есть многофилиальная структура предприятия, обеспечить внутреннюю связь между филиалами. Опять же, не задействуя внешние каналы связи (для этого выделяются отдельные ip-каналы связи, с помощью которых организуется связь различных офисов в разных городах нашей страны).


Итак, сегодня основным применением мини-АТС является во 1-х, внутренняя связь, во 2-х, межфилиальная внутренняя связь, в 3-х, это — функция центра обработки вызовов, так называемые колл-центры. А в 4-х это элемент CRM – системы взаимодействия с потребителями, которая позволяет вести учёт во всех клиентов вашего предприятия, всех заказов, которые поступили, делать запись разговоров для целей контроля и улучшения качества обслуживания. 


Плюс к тому — возможность подключения удаленных сотрудников к общей телефонной системе предприятия.


И плюс возможности подключения в качестве внешних каналов связи любых операторов, как обычных телефонных линий, так и ip-каналов, которые существенно экономят стоимость междугородних и международных вызовов. 


Повторюсь, что мини-АТС до сих пор является сердцем любого достаточно развитого бизнеса. И малого бизнеса в том числе.


АТС для малого бизнеса — такой же ёмкий рынок, как и для крупных предприятий. 


Если вы хотите, чтобы ваша корпоративная система связи была построена по всем стандартам, которые выработаны нами за эти 20 лет, в течение которых мы занимаемся установкой АТС, а наша компания занимается установкой и внедрением офисных АТС в различных предприятиях, учреждениях, организациях, то обращайтесь! 


Подписывайтесь на нашу группу, подписывайтесь на мой канал. 


Контакты вы найдёте на этой странице. Подписывайтесь на рассылку. Вы можете получить бесплатную книгу, бесплатные брошюры по этой теме. 


С вами был Игорь Мратов. 


До встречи!

 

Комментарии закрыты.